Ter um plano de eventos é algo importante para qualquer empresa. Afinal, isso é o que garante que todos os detalhes serão cumpridos e que o acontecimento sairá perfeito!

Ao pensar em promover um evento, é importante ter estratégias bem definidas para que ele seja um sucesso. Os aspectos operacionais e conceituais devem ser definidos no planejamento.

O post de hoje vai falar sobre como fazer um bom plano de eventos. Quer aprender? Continue acompanhando e boa leitura!

Veja o passo a passo para fazer um plano de eventos

A sua empresa costuma promover eventos com frequência? Então é importante saber organizá-lo. Ter um bom planejamento é fundamental, o passo inicial para que qualquer acontecimento seja um sucesso!

Para te ajudar, decidimos montar um passo a passo de como fazer um plano de eventos. Saiba como:

Orçamento

O primeiro passo para planejar um evento é saber quais os custos estarão envolvidos para promovê-lo. É necessário levantar tudo o que vai precisar investir e acompanhar para que o orçamento caiba no que foi previsto.

Se você não estiver atento a todos os passos que tomar em relação a valores, poderá ter uma surpresa não muito agradável no final. Ao comparar os custos orçados e realizados, eles devem ser compatíveis.

Portanto, saiba quanto irá gastar para locação de espaço, iluminação, equipamentos audiovisual, mobiliário, segurança, limpeza, decoração (se necessário), credenciamento, fotógrafos, mídia e outros. Ou seja, são vários detalhes que precisam ser vistos para analisar qual o valor desse evento.

Tenha bons fornecedores

Depois de verificar o orçamento, é importante fazer uma lista com os principais fornecedores que encontrou. Essa parte é essencial, especialmente porque muitos deles podem ser parceiros em outras eventualidades. Portanto, saiba negociar corretamente para que seja uma parceria de sucesso para ambas partes.

Tenha uma agenda com todos os fornecedores e os orçamentos de cada. Nem sempre o mais caro será o mais eficiente. Além disso, o mais barato pode não ser tão econômico assim. Antes de fechar com qualquer fornecedor, tenha referências dele.

Cronograma

É importante você ter um cronograma de tudo o que necessita ser feito até o dia do evento. Afinal, não se pode adiar um acontecimento porque a gráfica não entregou um material a tempo. Por isso, quando mais prazo tiver para executar as demandas até o dia da evento, melhor. Caso haja algum tipo de imprevisto, dará tempo de corrigir.

Defina o seu objetivo

Existem vários objetivos para se promover um evento corporativo. Entre eles:

  •         Posicionamento da marca;
  •         Gerar novos negócios;
  •         Disseminar conteúdo específico;
  •         Gerar networking;
  •         Capacitação profissional;
  •         Promover novos produtos;
  •         Debater ideias;
  •         Engajar os colaboradores.

No seu plano de eventos é preciso constar de forma clara qual é o objetivo desse encontro. Isso vai definir o rumo das suas ações! Além disso, tenha métricas de acompanhamento para comprovar que essa meta foi atingida.

Entenda o público

Para quem você vai promover esse evento? Isso é um ponto bastante importante e deve conter em seu planejamento. Portanto, saiba que é o seu público e entenda-o perfeitamente.

Isso porque é comum haver uma confusão na hora de realizar um evento. Por exemplo, achar que o seu público será de uma faixa etária mais elevada e, quando na verdade, são pessoas mais novas. Entenda realmente o propósito desse evento e quem deseja atingir com ele.

Manter um relacionamento com o seu público antes de o evento acontecer é uma boa estratégia. Assim você vai conseguir perceber quais são as expectativas dele para o grande dia!

Produto

No seu plano de eventos é necessário constar qual produto será evidenciado. Afinal, ele é o evento em si! Saiba se será um workshop, palestra, reunião ou debates e o que você se propõe com ele.

Ambiente

Em um plano de eventos é preciso conter qual o melhor espaço para promover esse acontecimento. Será em sua cidade ou em outra? Será dentro da empresa ou em outro local?

Por exemplo, se será um congresso, é importante que esse espaço seja bem amplo para comportar o número de pessoas que você convidar. Um auditório de um hotel, por exemplo, pode ser um bom espaço.

No entanto, caso seja uma convenção de vendas, um hotel ou resort pode ser o ideal. Normalmente esse tipo de evento acontece em mais dias. Portanto, esses podem ser espaços perfeitos.

Comunicação

Esse ponto é para saber como as pessoas irão saber sobre o seu evento. Para isso, é importante ficar bem definido quem é o seu público. Se for o externo, use as redes sociais e os meios de comunicação para promover o acontecimento.

No entanto, caso seja para o seu público interno, um comunicado via e-mail marketing ou nos murais da empresa pode ser o recomendado. A identidade visual do evento deve estar presente em todos os comunicados! Além disso, use a linguagem certa para se comunicar com o público.

Comportamento

No seu plano de eventos é preciso conter como será a interação com o público. O mínimo esperado é com eficiência, cordialidade e boa vontade.

Treinamentos

Caso necessário, invista em treinamento de pessoal para que no dia do evento seja tudo realizado conforme o esperado. Mostre como será o acontecimento, o local e o que se espera de cada profissional que irá trabalhar no dia.

Esses são os passos para se promover um plano de eventos. É importante ter um eficiente para organizar o acontecimento da sua empresa. Seja ele de pequeno, médio ou grande porte. O planejamento é essencial em qualquer ocasião.

Um bom planejamento de eventos pode ser complexo, porém necessário para que ele saia conforme o esperado. É necessário ter um plano bem organizado para conseguir atingir o objetivo e oferecer uma boa experiência para todos os participantes do acontecimento.

A jornada para organizar um evento pode ser árdua, mas é extremamente gratificante quando o objetivo é atingido. Ver a satisfação das pessoas que estão participando dele é também uma imensa recompensa. Portanto, dê o seu melhor e faça do evento corporativo um sucesso!

Gostou de saber como fazer um bom plano de eventos? Tenha acesso a mais conteúdos como este  assinando a nossa newsletter.